Guia Completo: Como Usar o Trello para Organizar Trabalhos com Licitações

O Trello é uma ferramenta de gestão visual que permite organizar tarefas e acompanhar processos de forma intuitiva. Ele pode ser extremamente útil para quem trabalha com licitações, ajudando a manter editais, prazos, documentos e tarefas organizados.

Este guia detalhado vai te ensinar a configurar e utilizar o Trello de forma eficiente para acompanhar licitações.

1. Criando uma Conta no Trello

Antes de começar, é necessário ter uma conta no Trello.

1. Acesse trello.com.

2. Clique em "Inscreva-se" e escolha um método de cadastro (e-mail, Google ou Microsoft).

3. Após criar a conta, faça login e vá para a tela inicial.

4. Clique em "Criar um quadro" para iniciar a organização.

2. Criando um Quadro para Gerenciar Licitações

O quadro será o espaço onde todas as informações sobre licitações serão organizadas.

Passos para Criar um Quadro:

1. No menu inicial, clique em "Criar novo quadro".

2. Dê um nome sugestivo, como “Gerenciamento de Licitações”.

3. Escolha um fundo personalizado (opcional).

4. Defina a visibilidade do quadro:

   • Privado: Somente você e convidados podem ver.

   • Time: Compartilhado com sua equipe.

   • Público: Qualquer pessoa pode acessar (não recomendado para licitações).

5. Clique em "Criar".

3. Criando Listas para Estruturar o Processo

As listas são colunas dentro do quadro, representando as diferentes etapas do fluxo de trabalho.

Sugestão de Listas para Licitações:

🔹 Oportunidades → Editais e licitações disponíveis.
🔹 Análise de Viabilidade → Estudos sobre a participação.
🔹 Preparação de Documentação → Organização de certidões, propostas e formulários.
🔹 Propostas Enviadas → Registro das propostas já submetidas.
🔹 Resultados → Acompanhamento da homologação e publicação dos vencedores.
🔹 Execução do Contrato → Monitoramento da entrega do serviço/produto e prazos de faturamento.
🔹 Encerradas → Licitações concluídas, seja com vitória ou derrota.

Cada empresa pode adaptar essas listas conforme a necessidade.

4. Criando Cartões para Cada Licitação

Cada licitação será representada por um cartão dentro das listas.

Como Criar um Cartão:

1. Clique em "Adicionar um cartão" na lista apropriada.

2. Dê um nome descritivo, como "Licitação Prefeitura RJ - Cartuchos".

3. Clique no cartão para adicionar mais informações.

Informações Importantes dentro do Cartão:

✔ Descrição → Insira um resumo do edital, valores envolvidos e requisitos.
✔ Anexos → Faça upload do edital, certidões e outros documentos.
✔ Checklist → Liste as tarefas necessárias, como “Baixar edital”, “Reunir certidões”, “Redigir proposta”.
✔ Etiquetas → Use cores para indicar status:

• 🔴 Vermelho: "Urgente"

• 🟠 Laranja: "Aguardando Documentação"

• 🟢 Verde: "Pronto para Envio"
  ✔ Comentários → Para registrar observações e atualizações.

5. Definindo Prazos para Cada Licitação

O Trello permite configurar datas de vencimento para lembrar prazos importantes.

1. Dentro do cartão, clique em "Datas".

2. Escolha a data-limite para envio da proposta.

3. Marque a opção "Lembrar-me" para receber notificações antes do prazo.

Isso evita que licitações sejam perdidas por esquecimento.

6. Criando um Fluxo de Trabalho Organizado

Exemplo de Fluxo de Trabalho para uma Licitação:

📌 Oportunidades → Novo edital encontrado → Criar um cartão.
📌 Análise de Viabilidade → Equipe avalia requisitos → Decisão de participar ou não.
📌 Preparação de Documentação → Separar certidões, redigir proposta e anexar arquivos.
📌 Propostas Enviadas → Proposta enviada dentro do prazo.
📌 Resultados → Acompanhar publicação do resultado.
📌 Execução do Contrato → Caso vença, monitorar entrega e faturamento.

À medida que cada etapa é concluída, arraste o cartão para a lista correspondente.

7. Colaborando com a Equipe

Se você trabalha com uma equipe, pode adicionar membros ao quadro.

1. No topo do quadro, clique em "Compartilhar".

2. Insira o e-mail dos membros da equipe.

3. Dentro de um cartão, clique em "Membros" para atribuir responsáveis a tarefas específicas.

Isso permite que cada pessoa acompanhe suas responsabilidades dentro da licitação.

8. Automação e Integrações para Maior Eficiência

O Trello permite algumas automatizações para economizar tempo.

Exemplos de Automação (Power-Ups)

⚡ Butler → Cria regras automáticas, como mover cartões quando uma data está próxima.
📩 Email-to-Trello → Permite criar cartões a partir de e-mails recebidos.
📎 Google Drive → Facilita anexar arquivos do Google Drive diretamente no Trello.
🔔 Slack → Envia alertas no Slack sobre prazos e tarefas pendentes.

Para ativar esses recursos, clique em "Power-Ups" no menu do quadro.

9. Acompanhamento e Revisão Periódica

Para manter a organização do Trello sempre eficiente, siga estas boas práticas:

✅ Revise o quadro diariamente → Veja prazos e atualizações.
✅ Limpe cartões inativos → Arquive licitações encerradas para evitar poluição visual.
✅ Faça reuniões rápidas → Use o Trello para alinhar o status com a equipe.
✅ Adapte conforme necessário → Adicione novas listas ou categorias se necessário.

10. Benefícios de Usar o Trello para Licitações

🔹 Organização Visual → Fácil de entender e acompanhar o fluxo das licitações.
🔹 Centralização de Informações → Todos os editais, documentos e prazos em um só lugar.
🔹 Melhor Controle de Prazos → Alertas evitam perdas de oportunidades.
🔹 Colaboração Eficiente → Cada membro da equipe sabe suas responsabilidades.
🔹 Flexibilidade → Pode ser ajustado conforme a necessidade da empresa

O Trello é uma ferramenta poderosa para organizar e otimizar o processo de participação em licitações. Com este guia, você pode estruturar seu fluxo de trabalho de forma eficiente e garantir que nenhuma etapa importante seja esquecida.

Agora é só colocar em prática e adaptar conforme as necessidades da sua empresa!